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MATRIZ E FILIAL - ESCRITURAÇÃO



04/07/2013


1.Introdução 

De acordo com o art. 252 do RIR/99 e a ITG 2.000, aprovada pela Resolução CFC nº 1.330/11 - Da Escrituração Contábil de Filiais, a escrituração contábil de matriz e filiais poderá ser centralizada ou não centralizada. Portanto, a entidade que possuir filiais poderá optar por uma ou outra forma de escrituração.
Na hipótese de manter a escrituração descentralizada, ao final de cada mês, o resultado de cada uma das filiais deverá ser incorporado na escrituração da matriz e o Livro Diário das filiais funcionará como um diário auxiliar.
Fica claro, portanto, que a escrituração de matriz e filiais observará as necessidades e possibilidades particulares de cada empresa.
Os meios de processamento eletrônico de dados atuais possibilitam a alimentação à distância de sistemas centralizados, e a discussão da centralização ou descentralização fica bastante diluída. Tudo vai depender do grau de sofisticação do sistema de processamento eletrônico de dados, das políticas de controle estabelecidas pela direção da empresa, assim como do modelo de negócio que exige maior ou menor nível de controle ou autonomia das unidades.
Muito se fala em vantagens e desvantagens de se manter ou não a escrituração centralizada. Levando-se em conta que algumas obrigações acessórias e recolhimentos de tributos são centralizados, o controle dessas obrigações fica muito mais simplificado quando a contabilidade é feita também de forma centralizada.
Por outro lado, por ocasião de uma fiscalização ou da apresentação dos registros contábeis aos órgãos públicos por qualquer outro motivo, a centralização poderá trazer algum contratempo, uma vez que os registros estarão sob a guarda da matriz e quando a verificação ocorrer em uma filial, será necessário apresentar a escrituração completa quando a fiscalização fizer vistas apenas aos registros de um estabelecimento.
No presente trabalho, desenvolveremos alguns exemplos de contabilização de transações entre matriz e filiais para que o leitor tenha uma base de como proceder em algumas situações e das diversas possibilidades de registro e de controle existentes.
2.Escrituração Centralizada

Na escrituração centralizada de matriz e filiais, o plano de contas é único e terá desdobramentos que possibilitarão o agrupamento de cada estabelecimento. Há também a possibilidade de cada filial funcionar como uma unidade de centro de custos, quando o sistema utilizado possibilita esse controle.
As possibilidades de desdobramentos vão depender da versatilidade do software de contabilidade utilizado, pois o número de dígitos das contas, os níveis possíveis de grupos, subgrupos, contas e subcontas, assim como a utilização ou não de códigos específicos por centros de custos variam de programa para programa.
Lembramos que, quanto maior for a necessidade de acumulação em subgrupos, contas e subcontas, maior será a quantidade utilizada de níveis até chegar à rubrica específica que receberá o lançamento.
3.Controle das Disponibilidades

Normalmente, a administração financeira é centralizada, mesmo assim mantém-se algumas contas de disponibilidades para as filiais, como por exemplo, contas-correntes bancárias e caixa. Quando a administração financeira também for descentralizada, não há o que se discutir quanto à necessidade de abertura de contas distintas para matriz e filiais.
Por exemplo, um grupo de disponibilidades que contenha contas de matriz e de filiais poderá estar disposto de diversas formas:
Modelo 1:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.1
Disponibilidades
1.1.1.1
Matriz
1.1.1.1.0001
Caixa
1.1.1.1.0002
Bancos Conta Movimento
1.1.1.1.0003
Bancos Aplicações Financeiras de Liquidação Imediata
1.1.1.2
Filial “A”
1.1.1.2.0001
Caixa
1.1.1.2.0002
Bancos Conta Movimento
1.1.1.2.0003
Bancos Aplicações Financeiras de Liquidação Imediata
1.1.1.3
Filial “B”
1.1.1.3.0001
Caixa
1.1.1.3.0002
Bancos Conta Movimento
1.1.1.3.0003
Bancos Aplicações Financeiras de Liquidação Imediata
Modelo 2:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.1
Disponibilidades
1.1.1.1
Caixa
1.1.1.1.10
Caixa Matriz
1.1.1.1.20
Caixa Filial “A”
1.1.1.1.30
Caixa Filial “B”
1.1.1.2
Bancos Conta Movimento
1.1.1.2.10
Bancos Conta Movimento Matriz
1.1.1.2.20
Bancos Conta Movimento Filial “A”
1.1.1.2.30
Bancos Conta Movimento Filial “B”
Modelo 3:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.1
Disponibilidades Matriz
1.1.1.1
Caixa
1.1.1.2
Bancos Conta Movimento
1.1.1.2.10
Bancos Aplicações Financeiras de Liquidação Imediata
1.1.2
Disponibilidades Filial “A”
1.1.2.1
Caixa
1.1.2.2
Bancos Conta Movimento
1.1.2.2.10
Bancos Aplicações Financeiras de Liquidação Imediata
1.1.3
Disponibilidades - Filial “B”
1.1.3.1
Caixa
1.1.3.2
Bancos Conta Movimento
1.1.3.2.10
Bancos Aplicações Financeiras de Liquidação Imediata
Modelo 4:
Centros de Custos

Matriz
Filial “A”
Filial “B”

1.
010
020
030
Ativo
1.1
010
020
030
Circulante
1.1.1
010
020
030
Disponibilidades
1.1.1.1
010
020
030
Caixa
1.1.1.2
010
020
030
Bancos Conta Movimento

Veja que os modelos 1 e 2 totalizam disponibilidades somando matriz e filial, já o modelo 3 não traz a totalização das disponibilidades, o que criaria dificuldades na hora de elaborar um balanço patrimonial. No modelo 4, as especificações por filiais ficam por conta dos centros de custos e as contas contábeis estão racionalizadas.
Em qualquer um desses modelos, o registro da transferência de numerário de um estabelecimento para outro poderá ser feito de maneira direta, ou seja, sem a utilização de uma conta transitória que faça a comunicação de um estabelecimento para outro.
Por exemplo, se as filiais depositam o faturamento em dinheiro e/ou cheques à vista na sua própria conta-corrente bancária, para posteriormente emitir um cheque ou efetuar um DOC ou uma transferência eletrônica para enviar valores para a conta-corrente bancária da matriz, faremos os seguintes registros:
a)pela entrada do dinheiro ou cheque no caixa da filial em razão de venda à vista:
D
Caixa - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
C
Receita de Vendas (Receitas)
R$ 5.000,00
Receita sobre faturamento conforme Nota Fiscal nº 123.

b)pela transferência do dinheiro ou cheque para a conta-corrente bancária da filial:
D
Bancos Conta Movimento - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
C
Caixa - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
Transferência de numerários recebidos conforme Nota Fiscal nº 123.

c)pela transferência de numerário da conta-corrente bancária da filial para a conta-corrente bancária da matriz:
D
Bancos Conta Movimento - Matriz (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
C
Bancos Conta Movimento - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
Transferência de numerários da conta corrente filial para conta corrente matriz.

Essa operação poderia ser simplificada por meio de depósito feito diretamente do caixa da filial para a conta-corrente bancária da matriz, que é perfeitamente possível com o sistema bancário atual, mesmo que a filial e a matriz estejam localizadas em cidades distantes.
D
Bancos Conta Movimento - Matriz (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
C
Caixa - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 5.000,00
Transferência de numerários recebidos conforme Nota Fiscal nº 123.

Lembramos também que, o sistema de pagamentos do Banco Central do Brasil desestimula a utilização de cheques para pagamentos e transferências de valores superiores a R$ 5.000,00, privilegiando a utilização da Transferência Eletrônica de Disponibilidades (TED).
4.Controle dos Estoques

O estoque talvez seja o ponto mais delicado para o controle em uma contabilidade de matriz e filiais, devido às possibilidades de movimentação dos itens estocados, o trânsito de tributos e ainda, às várias formas de negociação com clientes utilizadas. Vejamos algumas dessas possibilidades:
a)filiais serem unidades autônomas e negociarem suas compras, prazos de entrega e de pagamento com seus fornecedores, assim como suas promoções e políticas de vendas independentemente umas das outras;
b)as compras serem centralizadas pela matriz e haver programação de entrega diretamente do fornecedor para cada unidade;
c)compras e entregas centralizadas num único estabelecimento para posterior distribuição para as filiais;
d)o estabelecimento matriz cuidar somente da administração e manter poucos itens em estoque como, por exemplo, o almoxarifado de materiais de escritório;
e)haver um depósito central que distribui as mercadorias diretamente aos clientes, e as filiais que funcionam como showroom, não detendo estoques;
f)haver estabelecimentos especializados em públicos diferenciados, onde por exemplo, a matriz atende qualquer tipo de cliente, a filial “A” atende somente atacado, a filial “B” atende somente varejo, assim por diante, de modo que cada estabelecimento mantém itens e quantidades de estoques distintos;
g)é comum nas indústrias mais modernas trabalhar com o sistema just in time, no qual o fornecedor coloca o item diretamente na linha de produção, muitas vezes utilizan-do-se do sistema de consignação industrial, onde não são mantidos estoques próprios de matérias-primas e outros materiais auxiliares, assim como níveis mínimos de estoque de produtos acabados.
A listagem não é exaustiva, são várias as possibilidades e as formas de uma empresa administrar e operar seus estoques. A transferência de estoques entre filiais também é um caso que costuma causar dificuldades de controle, principalmente quando o desempenho de cada estabelecimento é medido pela capacidade de movimentação e a transferência de mercadorias para outra unidade acaba interferindo nesse cálculo.
De acordo com o modelo de controle utilizado e a forma de operação da empresa, haverá a contabilização das transferências de mercadorias, produtos ou matérias-primas, que serão processadas também de maneira distinta.
Podemos ter desdobramentos de planos de contas semelhantes aos das disponibilidades, conforme segue:
Modelo 1:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.3
Estoques
1.1.3.10
Matriz
1.1.3.10.0001
Estoques de Mercadorias
1.1.3.10.0002
Estoque de Produtos Acabados
1.1.3.10.0003
Estoque de Produtos em Elaboração
1.1.3.10.0004
Estoque de Embalagens
1.1.3.10.0005
Estoque de Matérias-Primas
1.1.3.10.0006
Estoque de Materiais de Consumo Industrial
1.1.3.10.0007
Almoxarifado
1.1.3.20
Filial “A”
1.1.3.20.0001
Estoques de Mercadorias
1.1.3.20.0002
Estoque de Produtos Acabados
1.1.3.20.0003
Estoque de Produtos em Elaboração
1.1.3.20.0004
Estoque de Embalagens
1.1.3.20.0005
Estoque de Matérias-Primas
1.1.3.20.0006
Estoque de Materiais de Consumo Industrial
1.1.3.20.0007
Almoxarifado
1.1.3.30
Filial “B”
1.1.3.30.0001
Estoques de Mercadorias
1.1.3.30.0002
Estoque de Produtos Acabados
1.1.3.30.0003
Estoque de Produtos em Elaboração
1.1.3.30.0004
Estoque de Embalagens
1.1.3.30.0005
Estoque de Matérias-Primas
1.1.3.30.0006
Estoque de Materiais de Consumo Industrial
1.1.3.30.0007
Almoxarifado
Modelo 2:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.3
Estoques
1.1.3.10
Estoques de Mercadorias
1.1.3.10.0001
Matriz
1.1.3.10.0002
Filial “A”
1.1.3.10.0003
Filial “B”
1.1.3.10.0004
Filial “C”
1.1.3.20
Estoque de Produtos Acabados
1.1.3.20.0001
Matriz
1.1.3.20.0002
Filial “A”
1.1.3.20.0003
Filial “B”
1.1.3.20.0004
Filial “C”
1.1.3.30
Estoque de Produtos em Elaboração
1.1.3.30.0001
Matriz
1.1.3.30.0002
Filial “A”
1.1.3.30.0003
Filial “B”
1.1.3.30.0004
Filial “C”
1.1.3.40
Estoque de Embalagens
1.1.3.40.0001
Matriz
1.1.3.40.0002
Filial “A”
1.1.3.40.0003
Filial “B”
1.1.3.40.0004
Filial “C”
1.1.3.50
Estoque de Matérias-Primas
1.1.3.50.0001
Matriz
1.1.3.50.0002
Filial “A”
1.1.3.50.0003
Filial “B”
1.1.3.50.0004
Filial “C”
1.1.3.60
Estoque de Materiais de Consumo Industrial
1.1.3.60.0001
Matriz
1.1.3.60.0002
Filial “A”
1.1.3.60.0003
Filial “B”
1.1.3.60.0004
Filial “C”
1.1.3.70
Almoxarifado
1.1.3.70.0001
Matriz
1.1.3.70.0002
Filial “A”
1.1.3.70.0003
Filial “B”
1.1.3.70.0004
Filial “C”
Veja que, tanto no modelo 1, quanto no modelo 2, é possível racionalizar as contas de acordo com os estoques que cada um dos estabelecimentos mantém. Por exemplo, se a matriz é um estabelecimento comercial e as atividades administrativas e as de produção (industrial ou de prestação de serviços) forem desenvolvidas em estabelecimentos filiais, podemos ter:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.3
Estoques
1.1.3.10
Matriz
1.1.3.10.0001
Estoques de Mercadorias
1.1.3.10.0002
Estoque de Produtos Acabados
1.1.3.10.0003
Almoxarifado
1.1.3.20
Filial “A”
1.1.3.20.0001
Estoque de Produtos em Elaboração
1.1.3.20.0002
Estoque de Embalagens
1.1.3.20.0003
Estoque de Matérias-Primas
1.1.3.20.0004
Estoque de Materiais de Consumo Industrial
1.1.3.20.0005
Almoxarifado
Se a matriz mantém apenas os escritórios, os estoques de mercadorias e de produtos acabados são mantidos numa filial e o estabelecimento industrial é uma outra filial, podemos ter:
1.
Ativo
1.1
Circulante
1.1.3
Estoques
1.1.3.10
Matriz
1.1.3.10.0001
Almoxarifado
1.1.3.10.0002
Estoques de Mercadorias
1.1.3.10.0003
Estoque de Produtos Acabados
1.1.3.10.0004
Almoxarifado
1.1.3.20
Filial “A”
1.1.3.20.0001
Estoque de Produtos em Elaboração
1.1.3.20.0002
Estoque de Embalagens
1.1.3.20.0003
Estoque de Matérias-Primas
1.1.3.20.0004
Estoque de Materiais de Consumo Industrial
1.1.3.20.0005
Almoxarifado
A utilização da mesma numeração para a identificação do item estocado poderá facilitar os controles. Quando o estabelecimento não mantém o estoque de um item, pula-se a numeração.
De acordo com Ferreira & Paulino (in ICMS de A a Z Principais Operações Fiscais. Curitiba: Cenofisco, 2004, p. 150), nos casos em que a venda ocorrer num estabelecimento e a mercadoria for retirada de depósito fechado, o estabelecimento que efetuar a venda, considerado depositante pela legislação fiscal, emitirá a nota fiscal de venda da mercadoria e indicará que esta será retirada de depósito fechado, com destaque dos impostos devidos.
Por sua vez, o depósito fechado, no ato da saída da mercadoria para terceiros, emitirá nota fiscal em nome do estabelecimento depositante, sem destaque do valor do imposto, a qual além dos requisitos normalmente exigidos, conterá:
a)o valor da mercadoria, que corresponderá àquele atribuído por ocasião de sua entrada no depósito fechado;
b)natureza da operação “Outras Saídas - Retorno Simbólico de Depósito Fechado”;
c)número, série, quando adotada, e data da nota fiscal emitida pelo estabelecimento depositante;
d)nome do titular, endereço e números de inscrição estadual e no CNPJ, do estabelecimento a que se destinar a mercadoria;
e)CFOP 5.907.
Com relação às transferências de mercadorias entre estabelecimentos de um mesmo contribuinte, relativamente à incidência de ICMS, há tratamentos específicos para cada uma das modalidades de transferências existentes. Portanto, poderá haver trânsito não somente das mercadorias ou produtos, como também do ICMS, que deverá ser devidamente lançado nos Livros Registro de Entradas e de Saídas de cada estabelecimento, com a respectiva transferência para o Livro de Apuração, assim como nos registros contábeis em conta de ICMS a recolher e ICMS a recuperar, de acordo com o fato ocorrido.
Por exemplo, o estabelecimento matriz transfere ao estabelecimento filial mercadoria que estava em seu estoque. Além do registro da transferência do estoque da matriz para a filial, efetua-se também o registro do ICMS destacado na Nota Fiscal de Transferência.
Admitindo-se a transferência de mercadorias no valor de R$ 100.000,00, com destaque de ICMS de R$ 18.000,00, o registro será:
a)pela transferência das mercadorias:
D
Estoques - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 82.000,00
C
Estoques - Matriz (Ativo Circulante)
R$ 82.000,00
Transferência de estoque de matriz para filial conforme Nota Fiscal nº 587.

b)pelo trânsito do ICMS:
D
Impostos e Contribuições a Recuperar - Filial “A” (Ativo Circulante)
R$ 18.000,00
C
Impostos e Contribuições a Recuperar - Matriz (Ativo Circulante)
R$ 18.000,00
ICMS sobre transferência de estoque de matriz para filial conforme Nota Fiscal nº 587.

Observe que a transferência contábil do estoque é feita pelo valor do custo de aquisição registrado do item, não pelo valor total da nota fiscal, que será composto pelo ICMS transferido. Na hipótese de a empresa utilizar a conta transitória de compras, o lançamento de transferência deve ser feito a partir dela. Se houver centralização do recolhimento do ICMS, os registros nas contas de débito e crédito do imposto serão feitos na conta do estabelecimento que centraliza o recolhimento.
Notas Cenofisco:
1ª)Para maiores esclarecimentos sobre os procedimentos fiscais para transferência de mercadorias entre estabelecimentos de um mesmo contribuinte, assim como de venda em estabelecimento comercial com previsão de retirada ou saída da mercadoria de depósito fechado, pesquise o Caderno ICMS/IPI/ISS/Outros e Legislação.
2ª)Para detalhamento na elaboração do plano de contas, recomendamos que seja verificada matéria publicada no Manual de Procedimentos Cenofisco Contabilidade nº 45/09.

5.Despesas Operacionais

O registro das despesas operacionais de matriz e filiais também vai depender do sistema de controle de gastos utilizado pela empresa. Cada filial, seja por meio de centros de custos ou por meio de desdobramento do plano de contas, terá suas contas de despesas, como, por exemplo:
a)Desdobramento com a totalização no grupo de despesas:
4.
Despesas
4.1
Despesas Operacionais
4.1.1
Despesas Comerciais
4.1.1.01
Despesas Comerciais Matriz
4.1.1.02
Despesas Comerciais Filial “A”
4.1.2
Despesas Administrativas
4.1.2.01
Despesas Administrativas Matriz
4.1.2.02
Despesas Administrativas Filial “A”
b)Totalização em cada estabelecimento:

FONTE:CENOFISCO




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